Você sabe qual é a importância da gestão de documentos nas empresas? Neste artigo, iremos elencar algumas das razões pelas quais essa é uma área que você precisa ficar atento.
Não há como negar que a gestão empresarial é algo que pode ser um pouco complexo, mas é algo que requer a sua atenção.
Por isso, neste artigo, iremos abordar um pouco mais sobre a importância da gestão de documentos nas empresas.
Qual a importância da gestão de documentos nas empresas?
A gestão de documentos é uma prática fundamental para qualquer empresa que deseja otimizar seus processos e aumentar sua produtividade.
Além disso, a gestão documental pode trazer diversos benefícios para a organização. Por isso, nos tópicos seguintes, iremos destacar mais a importância da gestão de documentos nas empresas.
Redução de custos
A gestão de documentos pode ajudar a empresa a reduzir seus custos de diversas maneiras.
Em primeiro lugar, ao adotar uma gestão documental eficiente, é possível eliminar a necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos em papel.
Ou seja, isso é algo que pode representar uma economia significativa em aluguel e manutenção de arquivos físicos.
Além disso, a gestão de documentos pode ajudar a reduzir os custos com impressão e cópias, já que muitos documentos podem ser armazenados e compartilhados eletronicamente.
Isso também contribui para uma redução no consumo de papel e tinta, o que é bom para o meio ambiente e para o bolso da empresa.
Aumento da eficiência
Outro benefício importante da gestão de documentos é o aumento da eficiência nos processos internos da empresa.
Com uma gestão documental eficiente, é possível localizar e acessar documentos com mais rapidez e facilidade, o que pode agilizar os processos de tomada de decisão e execução de tarefas.
Além disso, a gestão de documentos pode ajudar a evitar erros e retrabalho, já que os documentos são armazenados de maneira organizada e acessível a todos os membros da equipe.
Por consequência, pode acabar contribuindo para uma melhoria na qualidade do trabalho e na satisfação dos clientes.
Melhoria na tomada de decisões
Por fim, a gestão de documentos pode ajudar a empresa a tomar decisões mais informadas e estratégicas.
Com uma gestão documental eficiente, é possível acessar rapidamente informações relevantes e atualizadas sobre clientes, fornecedores, produtos e serviços.
Essa é uma forma de ajudar a identificar tendências de mercado, oportunidades de negócios e pontos de melhoria nos processos internos da empresa.
Com essas informações em mãos, a empresa pode tomar decisões mais assertivas e aumentar suas chances de sucesso no mercado.
Legislação e normas relacionadas à gestão de documentos
A gestão de documentos é um processo que envolve a organização, o armazenamento e a recuperação de documentos de uma empresa.
Para garantir que esse processo seja realizado de forma adequada, existem diversas legislações e normas que precisam ser seguidas.
Por isso, nos tópicos seguintes, iremos falar sobre algumas das principais normas e leis relacionadas à gestão de documentos.
Norma ISO 15489
A norma ISO 15489 é uma das mais importantes normas relacionadas à gestão de documentos.
Ela define os princípios, requisitos e práticas para a gestão de documentos em qualquer tipo de organização.
A norma estabelece diretrizes para a criação, manutenção e uso de documentos, bem como para a sua disposição final.
Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma lei brasileira que entrou em vigor em 2020. Ela estabelece regras para a coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais.
A LGPD tem impacto direto na gestão de documentos, uma vez que muitos documentos contêm informações pessoais de funcionários, clientes e fornecedores.
Certificação digital
A certificação digital é uma tecnologia que permite a assinatura eletrônica de documentos, algo que facilita uma série de processos.
Ela é uma forma segura e eficiente de assinar documentos, uma vez que garante a autenticidade e a integridade do documento.
Nesse sentido, a nossa dica é conhecer a certificação digital da UR Company: a forma mais segura de assinar documentos eletrônicos.
A UR Company oferece certificação digital, que é reconhecida pela Receita Federal e pelos órgãos governamentais.
Outras normas e leis
Além das normas e leis já mencionadas, existem outras que também são relevantes para a gestão de documentos. Bem como:
- Norma ISO 30300: define os requisitos para um sistema de gestão de documentos.
- Norma ISO 30301: estabelece os requisitos para a gestão de registros.
- Lei nº 12.682/2012: dispõe sobre a gestão de documentos públicos e o acesso a informações.
É essencial que as empresas estejam cientes das normas e leis relacionadas à gestão de documentos e que as sigam de forma adequada.
Até mesmo porque isso garante a segurança e a integridade dos documentos, além de evitar possíveis problemas legais.
Tecnologias utilizadas na gestão de documentos
A gestão de documentos é uma tarefa essencial para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor.
Felizmente, existem várias tecnologias que podem ajudá-lo a gerenciar seus documentos com mais eficiência e segurança.
Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED)
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) são uma das tecnologias mais populares para a gestão de documentos nas empresas.
Com um GED, você pode digitalizar, armazenar, organizar e compartilhar documentos de forma eletrônica.
Os GEDs oferecem vários benefícios, bem como:
- Redução de custos de papel e impressão;
- Melhora da eficiência operacional;
- Maior segurança e privacidade dos documentos;
- Acesso remoto aos documentos, permitindo que os funcionários trabalhem de qualquer lugar.
Ferramentas de automação de processos
As ferramentas de automação de processos podem ajudá-lo a gerenciar seus documentos de forma mais eficiente, automatizando tarefas repetitivas e demoradas.
Por exemplo, você pode usar uma ferramenta de automação para:
- Classificar automaticamente os documentos;
- Rastrear os documentos em tempo real;
- Notificar automaticamente os funcionários quando um documento precisa de sua atenção;
- Aprovar documentos eletronicamente.
Armazenamento em nuvem
Com o armazenamento em nuvem, você pode armazenar seus documentos em servidores remotos e acessá-los de qualquer lugar com uma conexão à internet.
Os benefícios do armazenamento em nuvem incluem:
- Redução de custos de armazenamento físico;
- Acesso remoto aos documentos;
- Maior segurança e privacidade dos documentos;
- Backup automático dos documentos.
Ou seja, as tecnologias utilizadas na gestão de documentos podem ajudá-lo a gerenciar seus documentos com mais eficiência, segurança e privacidade.
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), ferramentas de automação de processos e armazenamento em nuvem são algumas das tecnologias mais populares que você pode usar para gerenciar seus documentos com mais eficiência.